So kriegen Sie Ihren „Kram“ geregelt

"Wenn Sie viel zu tun haben, ist es das Wichtigste, dass Sie alles aus dem Kopf bekommen", diesen überraschenden Ratschlag hörten die B.F.B.M.-Frauen in Karlsruhe von Katrin Thomas. Die Organisationsberaterin stellte bei einer Veranstaltung der Regionalgruppe das Selbstmanagement-System "Getting Things Done" von David Allen vor.

Katrin Thomas coacht Teams und Einzelpersonen in Sachen Selbstmanagement. In ihren Beratungen hat sie folgendes festgestellt: „Bei den meisten meiner Kunden besteht das größte Problem darin, dass der Kopf zu voll ist. Dadurch sind sie blockiert und wissen gar nicht, wo sie anfangen sollen oder springen willkürlich von einer Aufgabe zur anderen.“ Die Methode des US-Amerikaners David Allen „Getting Things Done“ - zu Deutsch: „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ - setzt genau bei diesem Problem an.

Den Kopf frei kriegen für Wichtiges

Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen. „Mit Verwaltungssystem sind To-do-Listen gemeint, die man auf Papier oder auch digital oder in einer App führen kann.“, erklärt Katrin Thomas. „Wichtig: Das System muss vollständig sein!“ Der gesamte Alltag einer Person, also auch alle privaten Aufgaben, werden mit einbezogen. Katrin Thomas rät: „Ordnen Sie Ihre To-do-Listen nach Kontexten. Das können z. B. Orte sein wie Zuhause, Büro, Besorgungen oder Themen wie Kundenanfragen, Steuer, Akquise etc.“

Klare Regeln für den Umgang mit Aufgaben

Damit die Übersicht klar und stringent bleibt, sollte schon bei der Postbearbeitung - die ja häufig neue Aufgaben mit sich bringt - vor allem folgende Regel beachtet werden: Jede Nachricht nur 1x lesen und dann gleich eine Entscheidung treffen, was damit weiter geschehen soll. Diese Entscheidung treffen sie mit Hilfe der Frage: „Gibt es damit jetzt etwas zu tun?“ Bei Nein wird die Unterlage entweder entsorgt oder für später gespeichert. Bei „Ja“ wird unterschieden zwischen „Projekt“ und „Einzelaufgabe“. Einzelaufgaben, die weniger als zwei Minuten beanspruchen, werden sofort erledigt, alle anderen wandern auf die To-do-Listen. Ein Projekt muss zunächst geplant und dann in einzelne Aufgaben „zerlegt“ werden.

Extra-Tipp von Katrin Thomas: E-Mails nur in Zeit-Intervallen checken und in Blöcken abarbeiten. Um nicht ständig durch neu eintreffende Mails abgelenkt zu werden, die Hinweistöne und Eingangsbenachrichtigungen am Postfach ausschalten.

Aber was nützen die besten To-do-Listen, wenn man sie nicht anschaut? Deshalb gibt es auch für das Durchsehen Regeln: 1x abends für den nächsten Tag, 2x tagsüber und 1x am Ende der Woche, um die Folgewoche zu planen. Am Ende der Arbeitswoche sollen alle offenen Aufgaben und Projekte wieder vollständig in die To-do-Listen eingetragen sein. Katrin Thomas: „Dann haben Sie den Kopf frei und können das Wochenende genießen!“

 

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